(目的)

第1条　この規程は，気仙沼・本吉地域広域行政事務組合(以下「組合」という。)の文書の取扱いについて基本的な事項を定めることにより，文書事務の円滑適正な実施を図り，もって事務の効率化及び合理化に資することを目的とする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は，全て正確，迅速かつ丁寧に取扱い，常にその処理経過を明らかにし，事務能率の向上に努めなければならない。

(定義)

第3条　この規程における文書とは，事務を処理するために作成される書類，帳票その他の資料等の記録一切をいう。

(事務局長及び消防本部総務課長の責務)

第4条　事務局長及び消防本部総務課長(以下「局長等」という。)は，文書事務を掌理し，文書が適正かつ円滑に処理されるよう常に留意し，必要があると認めるときは，当該事務の処理に関し調査を行い，報告を求め又は指導しなければならない。

(課長等の責務)

第5条　課長，署長，分署長，出張所長(以下「課長等」という。)は，所管に係る文書の取扱い及びその処理について，所属職員を指導し，文書の整理保管に努めなければならない。

(文書の種類)

第6条　文書の種類は，令達文書及び一般文書とし，次の区分による。

(帳票等)

第7条　文書の取扱いに関し必要な帳票は，次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第8条　収受し，又は発送する文書には，次の各号により記号及び番号を付さなければならない。ただし，記号及び番号を付けることが適当でない文書及び軽易な文書には，これを省略し又は「号外」として処理することができる。

(文書の受領)

第9条　到着した文書及び物品のうち，郵便料金の未納又は不足のものがあるときは，公務に関係があると認められるものに限り，その未納又は不足の料金を納めて受領する。

(開封)

第10条　文書の開封に当たり，封筒を失うことにより発信者の住所又は氏名が不明となるものについては，その文書に封筒を添付するものとする。

(収受)

第11条　開封した文書は，金券，有価証券及びこれに準ずるものを除き，その下部余白に収受印(様式第1号)を押印するものとする。

(登録)

第12条　収受印を押した文書は，軽易なものを除き，文書収発簿(様式第2号)に登録しなければならない。

(配布)

第13条　登録された文書は，最初に担当係長に配布し受領印を徴しなければならない。

(親展文書の取扱い)

第14条　親展文書又は，秘密の取扱いを要する旨の表示のあるもの又はこれに類すると認められる文書(以下「親展文書」という。)は開封せず，封皮に収受印を押印するとともに特殊文書収受簿(様式第4号)に登載し，宛人に配布し受領印を徴さなければならない。

(金券等の取扱い)

第15条　金券等は，諸証明の交付手数料及び返信料を除き，金券等収受簿(様式第5号)に登載し，会計管理者又は課長等に配布し受領印を徴さなければならない。

(訴願書等の取扱い)

第16条　訴願，訴訟，異議申立等，到着の日時が権利の得失に影響を及ぼす文書は，一般文書の例によるほか，その文書の欄外に到達した時刻を明記して扱者が認印を押し，封筒のあるものはそれを添えて配布する。

(入札書等の取扱い)

第17条　封皮に入札書又は見積書の表示のあるものは，これを開封せず，封皮に受付印を押印するとともに，文書収発簿(様式第2号)に登載し，課長等に配布し受領印を徴さなければならない。

(電報の取扱い)

第18条　電報を収受したときは，台紙にはり，収受印を押すとともに時刻を朱書し，文書収受簿に登載して課長等に配布し，受領印を徴さなければならない。

(電話又は口頭の処理)

第19条　電話又は口頭で受理した重要な事項は，その要旨を電話(口頭)受理用紙(様式第6号)に記載し，収受文書と同様に取扱わなければならない。

(個人宛の郵便物)

第20条　個人宛の郵便物は，管理者宛のものは所属団体の秘書担当の責任者に，その他のものはそれぞれの名宛人に配布する。

(文書の収集及び配布方法)

第21条　文書の収集及び配布は，重要又は緊急を要し，口頭説明又は即決を要するもの若しくは事案の処理の指示を受ける必要があるものを除き，庶務担当において集中処理する。

(文書の処理)

第22条　第13条の規定により文書の配布を受けた係長は，直ちに上司の閲覧に供し，その処理につき指示を受け，処理意見を示して担当者に交付し，速やかに処理させなければならない。

(起案)

第23条　文書の起案は，別に定めあるものを除き，すべて起案用紙(様式第7号及び第8号)を用い，簡潔な標題を付け，その次に照会，回答，通知等その文書の内容を示す文句を括弧書きする。また，文案の後に関係文書，参照すべき法令の条文，参考書類又はその要旨並びに予算関係等，必要な事項を付記し又は添付しなければならない。

(公文例及び用字用語等)

第24条　文書の例式及び用字用語等は，気仙沼市公用文規程(平成18年気仙沼市訓令第23号)を準用するものとし，文字を明確に書き，平易かつ簡明に表現しなければならない。

(余白による処理)

第25条　内容の軽易なもの又は所定の様式のあるものについては，処理責任を明らかにして文書の余白をもって起案することができる。

(例文処理)

第26条　同一の文案又はその一部を加筆したのみで処理できるものについては，これを最初の回議案で「例文」として決裁を受け，以後は前条の例による。

(符せん処理)

第27条　軽易な照復又は連絡で，その文書を残す必要のないもの及び文書の不備，違式又は差出人の申出によって返付するものは，符せん用紙(様式第9号)を用いて処理することができる。

(照復用紙処理)

第28条　軽易な事件の組織内部相互間の照会及び督促には，照復用紙(様式第10号)を用いて処理することができる。

(特別扱いの表示)

第29条　次の各号に掲げる回議書には，当該各号の取扱要領を「特別扱」表示欄に朱書するものとする。

(起案者の署名等)

第30条　起案者は，起案用紙の所定欄に起案者所属，職名，氏名及び起案年月日を明記し，その責任を明らかにしなければならない。

(文書の審査)

第31条　管理者決裁を受ける文書は，あらかじめ局長において審査するものとする。

(文書の供覧)

第32条　処理を必要としない文書は，担当者から係員に合議のうえ，順次上司の閲覧に供するものとする。

(課(係)内合議)

第33条　回議者は，係員，係長の順に合議した後，責任者へ回付する。

(課(係)外合議)

第34条　他課(係)に関係ある事案は，あらかじめ協議のうえ起案し合議しなければならない。ただし，急を要し，合議の暇がないときは，直ちに決裁を得て処理した後に合議するものとする。

(決裁)

第35条　管理者の決裁は，係長以上の職員が持ち回り受けるものとする。ただし，出張その他で不在のときは，特に説明を要するものを除き事務局において受けるものとする。

(浄書)

第36条　決裁文書で浄書を要するものは，所属において浄書し，照合しなければならない。

(公印等の押印)

第37条　発送する文書には，気仙沼・本吉地域広域行政事務組合公印規程(昭和47年組合告示第6号)及び気仙沼・本吉地域広域行政事務組合消防本部等公印規程(昭和47年組合告示第5号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし，内部文書又は簡易な文書で印刷若しくは複写に付したものは，公印を省略することができる。

(発送)

第38条　文書の発送は，郵送，使送及び託送とし，原議に指定してある区分により庶務担当が行うものとする。

(文書の施行者名)

第39条　文書の施行者名は，事務局にあっては管理者，消防本部にあっては消防長，消防署にあっては署長とする。ただし，文書の軽重により局長又は課長等の名を用いることができるものとする。

(文書の日付)

第40条　施行する文書の日付は，原則として決裁日とする。ただし，施行の日を限定する必要があるものは，回議書に施行日を朱書しなければならない。

(文書の発送時間)

第41条　文書の発送時間は，毎日午後4時とする。ただし，電報等，急を要するものは，この限りでない。

(原議の返付)

第42条　庶務担当において，文書の浄書又は発送を終わったときは，原議に施行年月日を記入し，取扱者が認印を押して主管課に返付しなければならない。

(文書の整理)

第43条　文書は常に整理し，その所在及び処理状況を明らかにするとともに，重要なものは，災害等に際しいつでも持ち出せるよう準備し，紛失，火災，盗難等の予防措置を完全にしておかなければならない。

(完結文書の編集及び製本)

第44条　完結文書は，次の各号に掲げるところにより編集及び製本しなければならない。

(文書の保管及び保存期間)

第45条　文書の保管及び保存期間は，次の5種とする。

(完結文書の保管及び保存の責任者)

第46条　完結文書の保管及び保存の責任者は，所管の係長とする。

(書庫)

第47条　書庫は，あらかじめ指定を受けた者が管理する。

(保存文書の閲覧及び借覧)

第48条　保存文書を閲覧又は借覧しようとする職員は，保存文書閲覧・借覧票(様式第13号)に所要事項を記入のうえ課長等に提出しなければならない。

(文書の廃棄)

第49条　保存期間が満了した文書の廃棄は，課長等の承認を得て焼却又は切断の方法により行い，処分の年月日及び方法について保管・保存文書目録(様式第12号)に記入しなければならない。

(委任)

第50条　この規程に定めるもののほか，組合事務局又は消防本部における文書の取扱いに関しては，局長又は消防長にそれぞれ委任する。